他力code
2024-09-14 開発

kintone

北海道の某NPO法人における子どもの居場所事業で、Kintoneを活用したデジタル化プロジェクトに携わっています。 当初は事業に関する情報が紙ベースで管理されていましたが、利用者増加や事業規模の拡大に伴い、子どもの緊急連絡先や居場所の入退室状況などを適切に管理するシステム化の必要性が高まりました。

Background and Issues

2021年に子ども食堂事業を開始し、事業規模が拡大

開所当初の目標は数人（〜5名）程度でした。 2022年秋頃から利用者が急増し、現在は1回の参加者が20〜30名、多い時は50名程度に達しています。

現場のボランティアスタッフが全員の子どもに目を配ることが困難

子どもに十分な目を配れず、事故などに気づきにくくなるリスクがあります。 業務負荷が増加し、スタッフのワークエンゲージメントが低下するリスクがあります。

Challenges

リスクの低減・解消

参加する子ども・保護者に関する情報をデジタルで一元管理します。 過去および現在の参加者情報を一つの場所に集め、スタッフ全員がそれを把握できるようにします。 今後の参加者の追加・削除時にも情報が適切にアップデートされる仕組みを作ります。

効率化・自走補助

スタッフの業務をデジタルで簡単かつシンプルにします。 子どもの入退室管理や参加者リストの作成などの業務を可能な限り自動化します。 デジタルツールやサービスの活用体験を増やし、スタッフ間で新たなスキルを開拓しながら、より良い提案や取り組みが生み出されるグッドサイクルを作ります。

Solutions

業務内容

  • kintoneのNPO向けライセンスを活用したコスト試算と導入
  • 事業全体のシステム化計画の立案と具体的な解決手法の策定、予算規模の提示。プロジェクトマネージャーとしてチームビルディングと全体の推進を行います。（オーナーは代表理事、メンバーは別途業務委託した開発者1名、現地学生スタッフ2名）
  • Kintone環境内の全体的な管理と運用ポリシーの策定。
  • システム開発後はその保守運用や追加機能開発対応など（Kintoneプラグインの開発など）。

主な成果

  • 3ヶ月という短期間で必要な機能をリリースし、一連のドキュメントを含め無事に納品しました。具体的には、子どもと保護者のマスタ管理機能、イベント単位の居場所事業管理機能、入退室ログ管理機能などを開発しました。
  • デジタルリテラシーが低い現場スタッフに対し、マインドチェンジを促すためのドキュメント作成や説明を繰り返し実施し、Kintoneのスマホアプリを日常的に使って運用することを定着させました。
  • QRコードを活用した入退室管理の仕組みを独自にプラグイン開発し、運用に乗せることができました。
  • 現在も個人事業として業務委託契約を行い、支援を継続しています。

Application and Plugins

プラグイン

これらはkintone導入と同時に開発したプラグインの一部となります。

プラグイン名 説明 Github
QRコード表示プラグイン Kintoneのレコードに登録された情報をQRコードとして表示するプラグイン。 https://github.com/takafumikobayashi/kintone-qrcode
日付一括更新プラグイン 任意の日付項目に対し、過去日となったレコードを一括で1年後に更新するプラグイン。（次のお誕生日管理に活用） https://github.com/takafumikobayashi/kintone-next-bday
ランダム抽選プラグイン サブテーブルのレコードの中からランダムに3名を抽出するプラグイン。（当番決めなどに活用） https://github.com/takafumikobayashi/kintone-sub-rand3
LINE通知プラグイン LINE Mesaging APIブロードキャストメッセージによる送信プラグイン。（イベント終了時の保護者連絡に活用） https://github.com/takafumikobayashi/kintone-linenotice

タイマーアプリ

Kintone上にタイマーを表示させ、時間が来たらアラートを出すアプリ。（イベントやゲームなどでの時間管理などに活用）

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